Privacybeleid LAATST BEWERKT: 6 november 2018

Dit is de privacyverklaring van De Heeren van Veertig Plus (hierna “DHVVP” of “wij”),gevestigd te Assen aan de Beilerstraat 8 (9401 PK). Het Kamer van Koophandelnummervan DHVVP is 60532807. In deze verklaring leggen wij uit wat ons algemene beleid isten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Wij beschrijven welkepersoonsgegevens wij verwerken, hoe we privacy waarborgen en welke rechten onzerelaties hebben. Deze verklaring heeft betrekking op gegevens die wij verwerken van(potentiële) klanten en relaties van DHVVP.

Wat is het algemene privacy beleid van DHVVP?

  • DHVVP respecteert de privacy van alle bezoekers van haar website www.dhvvp.nl en van haar relaties en (potentiële) klanten.
  • DHVVP stelt de veiligheid en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens voorop en gaat zorgvuldig met deze persoonsgegevens om.
  • DHVVP deelt persoonsgegevens alleen met partijen die zij inschakelt voor delevering van haar diensten en met partijen waarmee zij gegevens moet delen opbasis van een wettelijke verplichting.

Wanneer verzamelt DHVVP persoonsgegevens en hoe komen wij hieraan?

DHVVP verwerkt persoonsgegevens omdat men:

  • gebruik maakt of wil gaan maken van haar diensten;
  • gegevens invult of achterlaat via de gangbare kanalen, zoals e-mail, website of telefoon;
  • de website van DHVVP bezoekt;
  • een zakelijke relatie heeft met DHVVP;
  • solliciteert bij DHVVP;
  • stage loopt/wil lopen bij DHVVP als geaccrediteerd stagebedrijf

Vrijwel alle gegevens die DHVVP verzamelt, worden door de relatie zelf aangeleverd. Om welke gegevens dat gaat, is afhankelijk van de specifieke dienstverlening. In bepaalde gevallen kunnen wij de gegevens uit onze database halen zodat onze relaties niet steeds opnieuw gegevens hoeven aan te leveren.

Tot slot verzamelt DHVVP ook persoonsgegevens via functionele en analytics cookies die wij (laten) plaatsen. De functionele cookies dienen voor het inloggen, opslaan van gemaakte wijzigingen en het opslaan van basisinstellingen die een gebruiker zelf kan aanpassen. De analytics cookies stuurt bepaalde anonieme gegevens van de websitegebruiker naar een externe partij (Google) zodat DHVVP kan bijhouden hoeveel websitebezoekers wij hebben. Verder worden de standaard WordPress cookies (veelal functioneel) verplicht gebruikt.

Voor welke doelen verzamelt DHVVP persoonsgegevens?

DHVVP verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Communicatie. Wij gebruiken contactgegevens om contact op te kunnen nemen als dat noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor overleg, uitvoeren van de opdracht of (financieel) administratieve handelingen. Verder om te informeren over onze dienstverlening.
  • Sollicitatieprocedure. Zowel naar aanleiding van een open sollicitatie als naar aanleiding van een vacature.
  • Wet- en regelgeving. Wij verwerken persoonsgegevens indien wij daartoe op grond van wet- en regelgeving toe verplicht zijn.

Wat zijn de grondslagen voor de verwerkingen?

Wij verwerken (persoons)gegevens omdat wij deze gegevens nodig hebben voor het aangaan of het uitvoeren van de overeenkomst of communicatie met onze relaties, omdat wij een wettelijke verplichting hebben, relatie daartoe toestemming heeft verleend of omdat wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben. Wanneer DHVVP toestemming heeft gekregen om voor bepaalde doelen persoonsgegevens te verwerken, dan kan deze toestemming op ieder moment ingetrokken worden op dezelfde wijze als waarop deze is verstrekt.

Om welke processen draait het en welke persoonsgegevens verzamelt DHVVP?

DHVVP verwerkt persoonsgegevens bij verschillende processen. Hieronder in overzicht de belangrijkste processen.

  1. Inkoop / Leveranciers / Opdrachtgevers DHVVP verwerkt persoonsgegevens van haar leveranciers en opdrachtgevers die nodig zijn voor de inkoop van producten en de uitvoering van overeenkomsten. De gegevens die DHVVP van haar leveranciers en opdrachtgevers verwerkt, zijn de namen en contactgegevens van de contactpersonen en overige gegevens indien dit in een specifiek geval nodig is.
  2. Contactformulier / E-mail Via e-mail of het contactformulier op de website kan men terecht voor vragen,opmerkingen en klachten over de dienstverlening van DHVVP. Gegevens die op deze manier worden verstrekt, worden alleen gebruikt voor algemene communicatieve doeleinden, informatieve doeleinden, doeleinden m.b.t. het uitvoeren van de opdracht en/of (wettelijke) administratieve doeleinden.
  3. Sollicitaties Als je bij DHVVP solliciteert, dan worden de verstrekte gegevens verwerkt. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor deze informatie en de personen die bij de selectieprocedure en gesprekken betrokken zijn. DHVVP gebruikt deze gegevens uitsluitend voor en gedurende het sollicitatieproces.

Hoe lang bewaart DHVVP persoonsgegevens?

DHVVP bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor deze gegevens worden verzameld.

  • Gegevens van opdrachtgevers worden bewaard zolang men klant is van DHVVP. Als de klantrelatie beëindigt, bewaart DHVVP maximaal een jaar de verzamelde gegevens waarvoor een wettelijke verplichting bestaat. Dit geldt bijvoorbeeld voor facturen.
  • Leveranciersgegevens worden bewaard zolang wij zaken doen of zolang contactpersoon aanspreekpunt is voor de leverancier en zolang als DHVVP daartoe verplicht is op grond van de wet.
  • Gegevens van een sollicitant worden maximaal een maand na afronding van een sollicitatieprocedure bewaard, tenzij er toestemming is gegeven deze langer te mogen bewaren. Dan worden deze gegevens uiterlijk na 1 jaar verwijderd.

Deelt DHVVP persoonsgegevens?

DHVVP verkoopt géén persoonsgegevens aan derden. DHVVP kan gegevens delen met derde partijen wanneer de uitvoering van de opdracht daar specifiek om vraagt. Verder deelt DHVVP gegevens alleen met andere partijen als zij daartoe verplicht is.

Hoe beveiligt DHVVP gegevens?

DHVVP beveiligt gegevens om te voorkomen dat deze verloren gaan of in de verkeerde handen vallen. Enkele van de maatregelen die wij treffen zijn:

  • DHVVP heeft haar website beveiligt met een SSL-certificaat. Hiermee wordt vertrouwelijke informatie, bijvoorbeeld die wordt verstrekt via een contactformulier,versleuteld verzonden;
  • onze software is geüpdatet en DHVVP maakt gebruik van een firewall;
  • toegang tot elektronische systemen is beveiligd met een wachtwoord;
  • alleen bevoegde personeelsleden/derden hebben toegang tot persoonsgegevens.

Welke rechten heeft een relatie van DHVVP met betrekking totpersoonsgegevens?

Elke relatie van DHVVP heeft het recht haar persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast hanteren wij het recht om toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens door DHVVP. Ook bestaat er in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat bij ons het verzoek ingediend kan worden om de persoonsgegevens waarover wij beschikken in een beveiligd computerbestand naar onze relatie of een ander, door relatie genoemde organisatie, te sturen.

Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van toestemming of bezwaar op de verwerking van persoonsgegevens kan gestuurd worden aan administratie@dhvvp.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door de eigenaar van de persoonsgegevens wordt gedaan, vraagt DHVVP om een kopie van een identiteitsbewijs mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone, dit zijn de twee of drie regels onderaan het voorblad van het paspoort of aan de achterkant van een ID-kaart), ID-nummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van de privacy. DHVVP zal vervolgens beoordelen of wij gehoor moeten en kunnen geven aan het verzoek. Wij reageren hier zo snel mogelijk op.

Indien er klachten zijn over onze gegevensverwerking, dan verzoeken wij dit zo snel mogelijk te melden. Uiteraard hopen wij hier samen uit te komen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid een klacht in de dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat als het privacy beleid van DHVVP wijzigt?

De regels rondom de bescherming van persoonsgegevens en onze diensten kunnen veranderen. Wij behouden ons dan ook het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De meest actuele privacyverklaring is altijd te vinden op www.dhvvp.nl. Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 20 juni 2018.